#INBEELD

Caroline Janssen beheert Magister en
Liane Schroten voert de leerlingenadministratie

‘Onze deur staat altijd open’


door Jos Olsthoorn

Een nieuw schooljaar start voor de meeste leerlingen met een eerste blik in Magister. Bij wie zit ik in de klas? Hoe ziet mijn rooster eruit? Welke boeken moet ik meenemen? Ook docenten zijn benieuwd naar hun klassen en leerlingen. Maar voordat alles klaar staat in Magister, is er veel werk verzet – onder andere door de Magisterbeheerder en de leerlingenadministratie. Zij zorgen ervoor dat docenten, leerlingen en ouders gebruik kunnen maken van Magister en daar alle informatie vinden die ze nodig hebben. Caroline Janssen en Liane Schroten vormen samen hét gezicht van de leerlingenadministratie: Caroline beheert Magister en Liane voert de leerlingenadministratie.


Ze nemen ons mee in een kijkje achter de schermen.

Caroline Janssen


Geboren:

1964, Nijmegen


Middelbare school:

mavo op de Klokkenberg in Nijmegen, vhbo (havo op onderdelen).


Werkte bij:

Openbare bibliotheek Nijmegen (23 jaar), sinds april 2008 voor de Scholengroep Rijk van Nijmegen als leerlingadministrateur op het Kandinsky College.


Caroline is getrouwd en heeft vier zonen (21-29 jaar oud). Haar zonen hebben allemaal op het Kandinsky College gezeten.

"We willen ook graag dat de leerlingenadministratie voor iedereen laagdrempelig is.
Het contact met leerlingen, hun ouders en collega’s vinden wij erg prettig."

Liane Schroten


Geboren:

1963, Kerkrade


Middelbare school:

havo en vwo op het Coriovallum College in Heerlen.


Opleiding:

Culturele Antropologie aan de Radboud Universiteit Nijmegen, Stafmedewerker Europese Aangelegenheden in Valkenburg.


Werkte bij:

o.a. de Bloedbank Nijmegen, Hogeschool van Utrecht, het Arentheem College Arnhem en het Cito in Arnhem. Sinds januari 2008 werkt Liane voor de Scholengroep Rijk van Nijmegen, als management assistent en medewerker leerlingenadministratie. Liane is lid van de MR.


Wat doen jullie zoal?

Caroline: “Hoewel de taken verdeeld zijn, ondersteunen we elkaar en vullen elkaar waar nodig aan. Ik ben volledig belast met het applicatiebeheer van Magister. Magister is het Leerling Administratie Systeem (LAS) waarmee iedereen op onze school werkt. Magister wordt gebruikt voor verschillende doeleinden; van de verdeling van de kluisjes, het toekennen van rechten en rollen, tot het klaarzetten van de cijferkolommen. Hierin ondersteun ik ook het examensecretariaat met de inrichting van het Programma van Toetsing en Afsluiting (PTA,) zodat de schoolexamencijfers goed uitgerekend worden. Maar ook ken ik de bevoegdheden van het personeel toe. Elke docent heeft een of meerdere rollen. Als je verzuimcoördinator, examensecretaris, docent, mentor of bijvoorbeeld profielwerkstukcoördinator bent, heb je één of meerdere rollen en daardoor ook andere bevoegdheden. Vooral in verband met de nieuwe privacywet zijn we verplicht dit goed te regelen.”

Liane: “Ik werk ook met Magister, maar houd mij voornamelijk bezig met de ‘echte’ leerlingenadministratie. Vanaf het moment dat een leerling zich inschrijft bij ons op school tot het moment dat hij of zij van school gaat, ben ik bezig met het vastleggen van de administratieve gegevens. Zodra een leerling zich aanmeldt bij ons op school voer ik elke leerling handmatig in. Dit jaar zijn er weer 214 nieuwe leerlingen, dus dat is een hele klus die erg nauwkeurig gedaan moet worden. Voordat ik hiermee begin, leg ik eerst contact met de bassischolen om het onderwijskundige rapport (OKR) op te vragen. In de periode vanaf de Open Dag, medio februari, tot het einde van het schooljaar ligt daar een enorme uitdaging. Momenteel werken we nog met ordners waarin we per klas alle gegevens bij elkaar houden. Misschien dat in de toekomst alles digitaal gaat, maar nu vertrouwen we nog even op de papieren variant. Dus elk jaar worden de mappen weer opnieuw ingedeeld als een leerling overgaat naar een nieuwe klas, aangevuld met gegevens van het afgelopen schooljaar zoals bijvoorbeeld het eindrapport.”

Wat spreekt je zo aan in dit werk?

Caroline: “De komende jaren zal er sprake zijn van een toenemende digitalisering. Dan verdwijnen de klassenmappen. Hoewel dit altijd veel werk is, pluk je daar later toch weer de vruchten van. Je kan snel de juiste leerlingen opzoeken en de informatie ophalen. Momenteel is Liane hier dus erg druk mee. Wanneer ik kan, probeer ik haar te helpen. Wat mij, en ik denk dat ik namens ons beiden spreek, enorm aanspreekt is dat wij allebei erg klantgericht zijn. Zowel voor leerlingen, ouders als docenten staat onze deur, letterlijk, altijd open. We willen ook graag dat de leerlingenadministratie voor iedereen laagdrempelig is. Het contact met leerlingen, hun ouders en collega’s vinden wij erg prettig. Ik zou ook geen onderdeel kunnen benoemen van mijn werk wat ik niet leuk vind.”

Liane: “Ik sluit me aan bij het verhaal van Caroline en vind ons werk heel veelzijdig en afwisselend. Geen dag is hetzelfde. Het hele schooljaar staat onze planning vast en daarmee kunnen wij onze werkzaamheden grotendeels zelf inrichten.”

En hoe zit dat met de privacywet?
Dat zal nogal wat aanpassingen teweeggebracht hebben.

Liane: “De beveiliging van de gegevens is verplicht geworden. Het personeel moet daarom via een tweefactorverificatie inloggen in Magister, om de veiligheid van privacygevoelige informatie te waarborgen. Zoals Caroline al eerder aangaf, heeft elke docent in zijn rol toegang tot de benodigde gegevens. Niet alles is daardoor meer voor iedereen toegankelijk. Leerlingen (18+) of ouders moeten toestemming geven voor het gebruik van foto’s en digitaal materiaal. Vanwege deze privacywet mogen wij bijvoorbeeld niet meer de namen van de geslaagde leerlingen in de krant vermelden. Dat vinden wij best jammer. Voor een aantal zaken moet nu expliciet toestemming gevraagd worden. Wij mogen ook per mail geen privacygevoelige gegevens meer versturen naar externe partijen.“

Caroline: “Bovenschools zijn de beheerders nu bezig met de bewaartermijnen van cijfers, leerlingvolgsysteem en verzuim. Op dit moment hebben we nog een papieren archief met diplomagegevens van oud-leerlingen dat teruggaat tot de tijd van het Elshof College. Hoe doen we dit straks als alles digitaal is? Dat is een hele uitdaging.”

De Open Dag is voor elke school, maar vooral ook voor jullie,
een belangrijke dag.

Liane: “Jazeker, onze piek komt vlak na de Open Dag. Wij staan tijdens de Open Dag klaar om vragen van toekomstige leerlingen te beantwoorden en te helpen met het aanmelden. Zo zorgen we er ook voor dat alle aanmeldingen juist en volledig zijn. Na de Open Dag stromen nog dagelijks aanmeldingen binnen. Persoonlijk contact blijft ook dan belangrijk. Daarna start ik met het inschrijven. Dit gebeurt handmatig. Dit is een taak die veel precisie vraagt. Dit jaar zijn er 214 nieuwe brugklasleerlingen aangemeld. Als de inschrijvingstermijn sluit, moeten de voorlopige en definitieve plaatsingsbrieven de deur uit, de welkomstkaarten en de uitnodigingen voor de kennismakingsmiddag en -avond. Het lopende schooljaar is dus nog lang niet voorbij, maar ik ben al vanaf het voorjaar bezig met het administratief voorbereiden van het nieuwe schooljaar.”

Caroline: “En gedurende het jaar komen er altijd verschillende dingen op ons pad. Denk aan o.a. adreswijzigingen, klaswisselingen, profielwijzigingen, vakkenpakketten etcetera. Maar ook leerlingen die lopende het schooljaar vertrekken of instromen. Elke handeling vergt op meerdere vlakken aanpassingen. Ik zorg daarnaast ervoor dat de inloggegevens van Magister voor leerlingen, ouders en docenten aangemaakt worden en help ze bij vragen.


Wij zijn ook verantwoordelijk voor de organisatie van de tweejaarlijkse ouderavonden en maken hiervoor het rooster. Het einde van het schooljaar staat uiteraard ook in het teken van de diplomering. In april moeten alle schoolexamencijfers door de examenleerlingen ondertekend worden en verstuurd worden naar de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). De gehele periode gedurende de examens ondersteunen wij het examensecretariaat met het verzenden en ontvangen van eerste en tweede correctiewerk. En natuurlijk uiteindelijk met het afdrukken van de diploma’s en cijferlijsten. Op de diploma-uitreiking zijn alle examenmappen gevuld en klaar voor de uitreiking.


Als de docenten van hun welverdiende vakantie gaan genieten, schrijven wij de geslaagde leerlingen uit, archiveren wij en pas daarna wordt het schooljaar echt afgesloten. Vakantie!”

Vond je dit een interesant artikel?
Deel het via
: