#INBEELD

Roostermakers Jan en Margo

“Elke dag is anders”


door Jos Olsthoorn

De uitdagingen van de roostermakers

Op elke school zijn ze onmisbaar:
de mensen achter de schermen oftewel het onderwijsondersteunende personeel.
Deze keer in beeld: roostermakers Margo de Groot en Jan Straatman.

“Elke dag is anders en dat vind ik fijn.”

Jan

“Het puzzelen en voor iedereen een zo mooi en goed rooster maken, daar krijg ik echt een tevreden gevoel van.”

Margo

“Ik ben Jan Straatman, woon in Nijmegen en ben 39 jaar oud. Ik ben getrouwd en vader van drie kinderen. Ik heb tien jaar bij de belastingdienst gewerkt voordat ik op een middelbare school ben gaan werken. Ik ben inmiddels al zes jaar werkzaam op deze school. Ik heb een achtergrond in de ICT en ben binnen de Scholengroep Rijk van Nijmegen begonnen op de ICT-afdeling van de Jorismavo. Daarna verzorgde ik de ICT op het Kandinsky College en ben van daaruit roostermaker geworden.

“Ik ben Margo de Groot, 58 jaar, woonachtig te Wijchen, getrouwd en moeder van drie kinderen. Inmiddels werk ik alweer bijna 35 jaar voor het Kandinsky College. Ik ben begonnen op de locatie Hatertseweg op de leerlingenadministratie en roosterondersteuning. Sinds augustus 1994 werk ik aan de Malderburchtstraat. Op deze school heb ik gewerkt op de leerlingenadministratie, ben ik applicatiebeheerder geweest en ben sinds 1 januari 2012 mede verantwoordelijk voor de roosters. Eigenlijk ben ik altijd multifunctioneel inzetbaar voor de organisatie.”

Een roostermaker maakt de roosters.
Maar wat doen jullie nu precies?

Jan: “Naast de dagelijkse roosterzaken werk ik ook aan het basisrooster. Ik werk samen met decanen en afdelingsleiders voor wat betreft de vakkenpakketten die leerlingen in de derde klas moeten kiezen. De afdelingsleiders maken prognoses over de leerlingen; gaan ze over, doubleren ze of stromen ze af? Op basis hiervan en van de profielkeuze maak ik scenario’s en worden de groepen gevormd. Hier begin ik in maart al mee. Daarna koppel ik de docenten aan groepen. Zodra de beschikbaarheid van docenten bekend is, begin ik met het roosteren. Het nieuwe basisrooster wordt vanaf dat moment onderhouden en verbeterd als er veranderingen zijn of knelpunten ontstaan. Voor de directie maak ik verschillende rapportages. Die rapportages gaan onder andere over de onderwijstijd, zodat we kunnen verantwoorden dat we aan de eisen voldoen. Voor alle docenten houd ik daarnaast ook de lessenformatie bij. Hiermee bedoel ik dat ik docenten koppel aan klassen en kijk of docenten werken volgens de aanstelling die ze hebben.”


Margo: “Wij zijn verantwoordelijk voor de dagroosters. Er is een basisrooster voor elke klas, maar elke dag moeten wij door ziektemeldingen of afwezige docenten kijken of we wat in het rooster kunnen schuiven. We streven ernaar de tussenuren te minimaliseren. Dan lezen we de dagroosters in Magister in en publiceren de wijzigingen op het Zermelo-portal. Daarnaast verzorg ik ook de toetsroosters.


Twee keer per jaar heeft alleen de bovenbouw toetsweek, en twee keer per jaar heeft de hele school een toetsweek. In oktober en maart - als alleen de bovenbouw een toetsweek heeft - is het altijd even puzzelen. Er zijn dan minder lokalen en docenten beschikbaar voor de surveillance. Voor elke jaarlaag in de bovenbouw is er een programma van toetsing en afsluiting (PTA). Op basis van het PTA en de input van docenten achterhaal ik precies welke toetsen er zijn en hoe lang deze toetsen duren. Vervolgens ga ik de lokalen en de surveillance indelen. Daarnaast verzorg ik ook het rooster voor het Pontem College in Nijmegen.”

Als ik nu hier roostermaker zou zijn,
hoe ziet een normale dag er dan uit?

Jan: “Degene die er als eerst is, pakt de dagroosters op. We bekijken de mail, krijgen afwezigheid door van afdelingsleiders en muteren het dagrooster. We uploaden meestal rond 07.50 uur het dagrooster zodat de eerste uren kloppen. Daarna zijn we tot ongeveer 08.45 uur bezig om het dagrooster voor de rest van de dag te verwerken, zodat de dag goed loopt. Daarna beginnen Margo en ik aan de grotere taken. Tussendoor worden wij regelmatig door leerlingen en afdelingsleiders gevraagd om informatie betreffende roosterwijzigingen en andere zaken. Rond 13.30 uur beginnen we dan met de dag van morgen.

Margo: “Wij zijn vaak van 07.30 tot 16.30 aanwezig. In de ochtend verwerken we dus alle ziektemeldingen voor die dag. Zodra het rooster draait, ga ik nog eigenlijk allerlei zaken doen die te maken hebben met het rooster. We proberen zoveel mogelijk de afwezige mensen te vervangen door collega-docenten. Elke docent heeft een uur per week dat hij ‘reserve’ is om in te vallen bij ziekte of afwezigheid. Zo voorkomen we dat leerlingen doelloos in de aula zitten. In de ochtenden komen er verschillende vragen voor ons. In het begin van het schooljaar komt het nogal eens voor dat een leerling wisselt van een vak bijvoorbeeld. Dan gaan wij kijken hoe we dit kunnen wijzigen.”

Het lijkt me dat je best stressbestendig moet zijn.
Wanneer zijn de piekperiodes voor jullie?

Margo: “Ongeveer drie tot vier weken voor de toetsweken ligt er voor mij wel echt een piek. Mede door de beperkte inzetbaarheid van docenten en ruimtes moet ik echt gaan puzzelen. Om een voorbeeld te geven: toetsweek 2 is begin januari. Dan moet ik het rooster in de tweede week van december al opleveren. En dan moet ook het rooster voor het tweede semester al afgerond zijn. Dat is dus best druk allemaal. En aan het einde van het schooljaar is het na de rapportvergaderingen voor ons een drukke tijd omdat we dan alweer het nieuwe basisrooster voor het nieuwe schooljaar moeten maken.”

Jan: “Naarmate het einde van het jaar nadert, ligt er wel een piek omdat het rooster voor de vakantie klaar moet zijn. Als er bepaalde zaken niet kunnen, moet er meteen met afdelingsleiders besproken worden hoe we de knelpunten gaan oplossen. In de laatste fase van het schooljaar vinden er meestal nog van allerlei wisselingen plaats waardoor het basisrooster misschien ineens niet meer kan.”

Wat is er volgens jullie nu zo mooi aan het beroep van roostermaker?

Jan: “De diversiteit van het beroep spreekt mij aan. Elke dag is anders en dat vind ik fijn. Elke ochtend bij binnenkomst word ik begroet, we spreken elkaar aan op zaken, er zijn goede banden met allerlei vakgroepen en we helpen elkaar waar nodig. De ene vakgroep is heel anders dan een andere vakgroep. Dit vergt het van mij als roostermaker flexibiliteit en dat is erg leuk. We zijn onderling vrolijk en helpen elkaar, leerlingen merken dit ook. De tijd vliegt voorbij en dat is een teken dat je druk bezig bent en het leuk vindt.”

Margo: “Het puzzelen en voor iedereen, zowel de leerlingen als de docenten, een zo mooi en goed mogelijk rooster maken. Daar krijg ik echt een tevreden gevoel bij. Het wordt wel steeds lastiger omdat wij op school elke donderdagmiddag de vaste vergaderdag hebben en steeds meer collega’s parttime werken. Er moet steeds meer in beperkte tijd; maar des te groter is de voldoening als het dan ook lukt.”

Vond je dit een interesant artikel? Deel het via: